Eus Schalkwijk van NQA

bosworX maakt waar wat andere partijen beloven

Eus Schalkwijk

Over NQA

NQA (Netherlands Quality Agency) is de grootste VBI (Visiterende en Beoordelende Instantie) binnen het hoger beroepsonderwijs. Een positieve externe kwaliteitsbeoordeling van een opleiding door NQA leidt tot een accreditatie (goedkeuring) door de NVAO (Nederlands - Vlaamse Accreditatie Organisatie). NQA beschikt naast een eigen staf over ruim 400 externe domeindeskundigen, die deel uit kunnen maken van de diverse visitatiepanels. NQA beoordeelde vanaf 2004 t/m 2007 ruim 500 opleidingen, zowel op HBO als op academisch niveau. Aan het roer staat directeur Eus Schalkwijk. Met hem hebben we een gesprek.

Automatiseren met visie
Het centrale klantdossier is de kern waar alles om draait. Daarom wilde Schalkwijk dat alle klantgerelateerde informatie zoals verkoopgegevens, emails, declarabele uren, rapporten en facturen, overzichtelijk op één plek - onder het specifieke klantdossiernummer - wordt
opgeslagen. Tegelijkertijd moet iedereen deze informatie eenvoudig vanuit verschillende invalshoeken kunnen raadplegen. En dat met alléén standaard software dat onderling wordt geïntegreerd! Door enkele informatiemanagers werd door NQA de uiteindelijke vertaalslag gemaakt van het interne proces en de inhoud naar de passende ICT omgeving. De gewenste omgeving kon worden gerealiseerd met een mix van het CRM systeem SuperOffice, Microsoft Office en Exact. SuperOffice CRM werd en is hierbij de spil van het geheel. De projecturen kunnen door de adviseurs gewoon in hun eigen Outllook agenda worden geregistreerd. Door middel van een omzetrapportage binnen SuperOffice kan Schalkwijk direct de verbruikte uren van interne én externe adviseurs vergelijken met de voorgecalculeerde uren waardoor hij grip heeft en blijft houden op het onderhanden werk.

Instabiel systeem
Omdat ICT geen kerncompetentie van NQA is, werd dit al eerder volledig uitbesteed. De oude omgeving was echter niet stabiel, zodat Schalkwijk zijn visie niet kon verzilveren: "veel foutmeldingen, verlies van persoonlijke profielen en soms lag de server er een halve, hele, of zelfs 2 dagen uit." Naast veel ergernis ook veel extra kosten. bosworX bood een totaal nieuwe oplossing aan op basis van no-cure-no-pay. Deal!

Werkwijze bosworX
In eerste instantie werd een uitgebreide scan gemaakt van de bestaande situatie en werd – rekening houdend met zaken als veiligheid en continuïteit - een geheel nieuwe passende infrastructuur ontworpen volgens het beproefde bosworX concept. Vele kritische componenten werden dubbel uitgevoerd en er kwamen eigen lijnen naar het datacenter van bosworX.

De nieuwe omgeving werd in 9 weken als schaduwsysteem opgebouwd. Vervolgens werd het geheel in één weekend omgezet, zodat NQA op maandag direct met de nieuwe omgeving kon werken. Essentieel, want op maandag is iedereen binnen en moet over een werkende omgeving kunnen beschikken. De eerste periode na oplevering werd ter plekke ondersteuning gegeven op de werkvloer. Schalkwijk: "Het is belangrijk dat er een aanspreekpunt op de werkvloer is. Het is belangrijk om feeling te houden. Je voelt je dan als klant ook echt serieus genomen".

Visie + Partner = winst
Door de nieuwe manier van werken en de samenwerking met bosworX kan NQA nu enorm plussen. Schalkwijk: "Door onze grip op het onderhanden werk kunnen we onze adviseurs veel beter inzetten dan voorheen en hoeven we minder capaciteit in te huren. We kunnen nu met minder mensen, meer doen. De onderlinge ruis is verdwenen". "En voor de ICT omgeving betalen we nu alleen een vast bedrag voor het abonnement en verder geen extra uurkosten meer. We hebben alles bij elkaar flink geïnvesteerd in de complete oplossing, maar hebben dat er al zeker 3 tot 4 keer uit!".

Ook oplossing voor instellingen
Het concept van NQA en de bijbehorende infrastructuur van bosworX werken zo goed, dat Schalkwijk het nu als kant en klare oplossing aan onderwijsinstellingen aanbiedt. Simpel en effectief, omdat alle software in het datacenter draait en men alleen een internet browser nodig heeft. "We hebben het al toegepast bij een Scholengroep voor Voortgezet Onderwijs. Zij moeten erg efficiënt werken, met kleine marges. We hebben daar de directe en indirecte planning en het personeel optimaal aan elkaar gelinkt".

ICT omgeving onzichtbaar
Op de vraag hoe de gebruikers reageren op de nieuwe omgeving reageert Schalkwijk laconiek: "Je hoort de mensen niet meer over de ICT omgeving. Het werkt gewoon altijd. De ICT omgeving is voor hen in feite onzichtbaar geworden. Men werkt vooral met SuperOffice. Maar je hebt hiervoor natuurlijk wél een omgeving nodig. Dát is het werk van bosworX".

ISAE3000
bosworX NEN7510 gecertificeerd
bosworX SaaS gecertificeerd
bosworX VIR-BI gecertificeerd
ISO27001
bosworX ITIL gecertificeerd
ISAE3402 certificaat bosworX apeldoorn