Erik van Embden en Erik Hommel van De Goede Woning

Partnerschap waarbij je elkaar echt kan leren kennen

Erik van Embden en Erik Hommel

Casus
Op het vlak van ICT en automatisering werd er eind 2010 bij Wooncorporatie De Goede Woning een professionaliseringsslag in gang gezet. Een belangrijk onderdeel hiervan is het optimaliseren van het serverbeheer. Het serverbeheer (i.c. 1e en 2e lijns beheer) was op dat moment op verschillende manieren geregeld bij diverse leveranciers. Het management van Wooncorporatie De Goede Woning had eerder al besloten om de verantwoordelijkheid van de ICT faciliteiten te delegeren naar een professionele organisatie. Een organisatie voor wie het beheer dé kernactiviteit is. Wooncorporatie De Goede Woning had de wens om op het gebied van ICT volledig ontzorgd te worden. En tevens dat de kwaliteit, continuïteit en veiligheid van de omgeving volledig werd gewaarborgd tegen vaste kosten.

In juni 2011 werd bosworX uitgenodigd voor een presentatie. “Het was een overval van het goede soort. Ikzelf en mijn collega Erik van  Embden begonnen beiden net in onze functies bij De Goede Woning. Vanaf de eerste dag hadden we een pak met informatie ontvangen van leveranciers die de mogelijke ICT invulling zouden kunnen doen. Van al die partijen was voor mij bosworX volkomen nieuw in tegenstelling tot de andere partijen welke bekend waren in het corperatienetwerk.” aldus Erik Hommel, interim ICT teamleider. Erik van Embden, manager bedrijfsvoering vult hem aan. “Daarentegen sprong bosworX er wel uit, omdat zij als enige van de selectie uit Apeldoorn kwamen. Dit triggerde wel een extra nieuwsgierigheid bij mij.” bosworX verkreeg na een uitvoerig selectieproject en het uitvoeren van een ‘ICT deep scan’ de opdracht om de huidige ICT Infrastructuur van De Goede Woning te optimaliseren. Daarbij is het geheel uiteindelijk volledig en conceptueel conform de bosworX Cloud Concept (bCC) conventies ingericht en beheerd, zodat de kwaliteit, continuïteit en veiligheid systematisch is gewaarborgd.

“Uiteraard had elke partij het technisch allemaal in orde, maar er waren meerdere redenen waardoor bosworX er uit sprong. Ten eerste was het de enige lokale partij. Wat voor ons erg prettig is gezien wij zelf ook in Apeldoorn acteren. Tijdens de presentatie kwam al de menselijkheid en echtheid van bosworX naar boven met de combinatie van Alexander, Yangkie en Léon. Zij corrigeerden elkaar en vulden elkaar perfect aan. We vonden het erg belangrijk dat we een partnership konden opbouwen waarbij je elkaar ook echt kan leren kennen. Dus dat er menselijk contact is en een partij zich niet achter SLA’s documenten verschuilt. Ik vind het zelf fijn om het gevoel te hebben dat ik een belangrijke klant ben bij een leverancier en niet een nummertje of het zoveelste contractnummer voordat ik wordt geholpen. ” aldus Erik Hommel. “Heel veel aspecten hiervan, wat we op dat moment niet wisten, zagen wij ook achteraf weer terug. Men deed niet alsof men alle wijsheid in pacht had, maar men gaf eerlijk aan dat zij bepaalde dingen nog moesten onderzoeken. Maar uiteindelijk was voor ons de doorslag hoe bosworX zich presenteerde, zichzelf bleef en de klik tussen beide partijen. De klik is in de eerste weken na de migratie ook wel bevestigd.” vertelt Erik van Embden. Erik Hommel vult aan “Een grotere partij was destijds verbaasd dat zij waren afgevallen. Eigenlijk is de essentie als ik bij de ene partij ga krijg ik elke maand een rapport met diagrammen, schema’s en getallen. Maar ik heb veel liever iemand die bij wijze van spreken bij mij op het bureau komt zitten om te vertellen wat er gebeurd is en waar die zich zorgen over maakt. En dat gevoel was er veel meer bij bosworX.”

OPBRENGSTEN
Wat is er daadwerkelijk veranderd? “Het verschil zit het toch wel in het meer en intensief contact hebben met onze ICT partner. Het ICT gebeuren binnen de corperatie is meer een gezamenlijk ding geworden. Voorheen was er nauwelijks verbinding tussen onze ICT afdeling en de ICT partner. Nu doen zij veel meer samen. De interne setting was destijds al aan het veranderen en dit was de juiste aanvulling op die verandering.” vertelt Erik Hommel. Erik van Embden vertelt verder. “Daarnaast is het zeer prettig dat bosworX voor ons “om de hoek zit”. Mocht er nu bijvoorbeeld een plotselinge absentie of verlof zijn van onze ICT afdeling,dan kunnen we nu makkelijker bij bosworX vervanging regelen. Dat geeft een fijn gevoel. Medewerkers van De Goede Woning die op dat moment iemand van de ICT nodig hebben zien dan iemand van bosworX. Inmiddels zijn ze daar zo aan gewend dat ze zelfs deze personen al direct herkennen. De samenwerking is zo prettig en het past precies bij de cultuur waarin wij werken. Daardoor is de overstap en het wennen aan een nieuwe ICT partner uiteindelijk heel gemakkelijk gegaan.”  Nu meer dan een jaar later is De Goede Woning een tevreden klant. “De dienstverlening sluit zeker aan bij de wens die wij destijds hadden. Zeker op het moment dat het nodig is, kunnen wij op bosworX terugvallen. Of dit nu is voor support, vervanging of brainstormen, het vertrouwen is er volkomen. De wijzigingen die gedaan moeten worden gaan netjes in overleg op tijden dat wij niet werken. Dit maakt dat de werkvloer nergens hinder van heeft. Voorheen werd dit echt niet gedaan door een andere ICT partner, dat moest binnen kantooruren. ”vertelt Erik van Embden. “Een gewaardeerde aanvulling is dat er een keer in de zoveel tijd onze systeembeheerder met een medewerker van het bosworX team zit te brainstormen over eventuele verbeteringen of aanvullingen op de huidige situatie. bosworX is zo’n platte organisatie dat het zelfs mogelijk is dat de directeur, Alexander Bosgoed, er soms zit in plaats van een vast contactpersoon zoals je het vaak bij andere ICT partijen hebt.” geeft Erik Hommel aan. Dat er een verandering bij woningcorporatie De Goede Woning heeft plaats gevonden voor wat betreft ICT omgeving is duidelijk.

Maar wat heeft deze investering De Goede Woning nu eigenlijk opgebracht?
“De precieze opbrengst ten opzichte van de investering zou ik moeten uitrekenen, maar ik heb wel in beeld dat de beheerskosten structureel omlaag zijn gegaan. Als ik dat afzet tegen de investering verwacht ik dat we dit binnen 3 jaar hebben terug verdiend. Dan heb ik alle investeringen voor ICT bij elkaar opgeteld.” Erik van Embden vult Erik Hommel aan: “Je kunt het niet keihard in cijfers uitdrukken. Maar zeker door het borgen van continuïteit en professionaliteit hebben we een belangrijke slag gemaakt. Zaken die tot voorheen langer bleven liggen, worden nu concreet opgepakt. Als je ziet hoeveel we in de afgelopen anderhalf jaarhebben gedaan en verwezenlijkt, dan is dit zeker de investering waard.”

“Als je puur naar het beheersaspect van de kosten kijkt, dan zitten we nu op maximaal 80 à 85% van de beheerskosten die we voor die tijd hadden. Hier zit een zeer tevreden klant . Niet alleen qua kosten, maar zeker ook door de optimale borging van continuïteit en kwaliteit.” vervolgt Erik Hommel. “Ik zou bosworX zeker aanbevelen. We hebben in de afgelopen maanden al een paar keer een referentiebezoek gehad. We zouden ze dan ook beschrijven als een no-nonsense ICT bedrijf die op hun boerenverstand durft te vertrouwen. Dat vind ik persoonlijk misschien nog wel het belangrijkste.”

Website De Goede Woning

 

bosworX ITIL gecertificeerd
ISAE3402 certificaat bosworX apeldoorn
ISO27001
bosworX SaaS gecertificeerd
bosworX VIR-BI gecertificeerd
ISAE3000